Lãnh đạo hiệu quả các cuộc họp ảo

Sự năng động của lực lượng lao động của chúng tôi liên tục thay đổi. Tình hình hiện tại của COVID-19 có nhiều tổ chức đưa ra quyết định nhanh chóng, tại chỗ. Ví dụ, không còn an toàn cho nhân viên làm việc trong không gian văn phòng thông thường của họ. Vậy các doanh nghiệp đang thích ứng như thế nào? May mắn là nhiều công ty có thể đưa ra các phương án làm việc từ xa – có nghĩa là các hoạt động nhóm, chẳng hạn như các cuộc họp nhóm, được tiến hành ảo.

Khi các công ty vượt qua những thời điểm không thể đoán trước này, văn phòng tại nhà và các cuộc họp ảo đã trở thành tiêu chuẩn. Sự thay đổi đột ngột từ các cuộc họp trực tiếp sang các cuộc họp ảo đòi hỏi các tổ chức phải nhanh chóng tìm ra giải pháp – từ việc tìm kiếm một nền tảng đáng tin cậy để duy trì năng suất. Cả người lao động và người sử dụng lao động luôn cần phải linh hoạt và thích ứng. Khi đối mặt với những thay đổi quan trọng, điều quan trọng là phải sử dụng trí thông minh cảm xúc. Sử dụng trí tuệ cảm xúc cho phép một người đồng cảm với người khác và cũng là thành phần quan trọng trong việc nhận biết cảm xúc của chính một cá nhân để đưa ra quyết định sáng suốt và tốt hơn.

Lãnh đạo hiệu quả các cuộc họp ảo

Cho dù các cuộc họp ảo là sự kiện yêu thích hay đáng sợ nhất trong ngày làm việc, thì vẫn còn lại câu hỏi về “Làm thế nào để dẫn dắt các cuộc họp ảo hiệu quả trong thời điểm không chắc chắn?”. Thành thật mà nói – khi sống trong khoảng thời gian chưa từng có, việc nhân viên cảm thấy không có động lực và thảnh thơi là điều bình thường. Để tránh chuyện này xảy ra, chúng tôi đã tổng hợp ba mẹo trí tuệ cảm xúc hàng đầu để giúp khởi động năng suất, sự tương tác và cuối cùng là dẫn dắt các cuộc họp ảo hiệu quả!

1. Lịch trình kết nối

Bước đầu tiên là phải đảm bảo được các kế hoạch của nhân viên của bạn đều được ổn định. Sử dụng chương trình họp ảo là một trong những cách giúp bạn vạch ra mục đích, nội dung cập nhật, chủ đề và các quyết định cho công việc. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo cần đảm bảo lịch trình dành thời gian cho việc kết nối và cộng tác. Thật dễ dàng để giao một nhiệm vụ qua email, nhưng cuộc trò chuyện và hướng dẫn có mục đích diễn ra trực tiếp. Mặc dù các nhóm không thể gặp mặt trực tiếp, nhưng các nhà lãnh đạo có thể dành thời gian mỗi ngày để kiểm tra, ghi nhận và chia sẻ những tin tức tích cực!

Đặt các khoảng thời gian được phân bổ cho từng hạng mục để đảm bảo nhân viên không mất cơ hội kết nối với đồng nghiệp. Một nhà lãnh đạo có thể đóng vai trò là người gác cổng để giữ mọi người có trách nhiệm và đảm bảo mọi người đều có cơ hội được lắng nghe trong các cuộc họp. Mặc dù có thể chỉ có một cá nhân dẫn dắt cuộc thảo luận, nhưng điều đó không có nghĩa đó là một nhiệm vụ solo!

Kết nối là điều cần thiết và giúp nhân viên tạo dựng niềm tin vào tổ chức. Khi các nhà lãnh đạo có thể mang lại mức độ tin cậy cho các tổ chức, họ cảm thấy có nghĩa vụ phải tham gia vì họ thực sự quan tâm đến ý kiến ​​của họ. Vì vậy, xây dựng lòng tin là bước quan trọng nhất để hướng tới các cuộc họp hiệu quả và một môi trường làm việc hiệu quả.

Hơn nữa, lực lượng lao động của bạn có thể trải dài qua nhiều thế hệ, tất cả đều có các cấp độ kỹ năng khác nhau. Dẫn dắt các cuộc họp hiệu quả có nghĩa là mọi người phải tham gia. Các nhà lãnh đạo cần đảm bảo tất cả nhân viên có đủ nguồn lực để tham gia vào các cuộc thảo luận ảo. Khuyến khích các thế hệ trẻ gặp gỡ với các thế hệ cũ và giúp họ vượt qua những thách thức khi thiết lập các cuộc họp ảo. Bằng cách hiểu các cấp độ kỹ năng khác nhau trong tổ chức, các nhà lãnh đạo có thể cung cấp sự hỗ trợ thích hợp cho tất cả các thế hệ. Các nhà lãnh đạo sẽ loại bỏ căng thẳng và cung cấp cho nhân viên những kỹ năng và kiến ​​thức mới cần thiết cho cuộc họp ảo sắp tới!

2. Sự linh hoạt và sự đồng cảm dài hạn 

Làm việc tại nhà mang đến những tình huống thú vị khi lối sống chuyên nghiệp và lối sống cá nhân hòa trộn. Bạn không biết điều gì đang diễn ra đằng sau chiếc camera của nhân viên của bạn. Vì vậy, điều tối quan trọng là phải hành động và lãnh đạo bằng sự đồng cảm và linh hoạt.

Khi điều hành các cuộc họp ảo, hãy nhớ rằng mỗi người có một hoàn cảnh công việc khác nhau. Ví dụ, một số nhân viên có thể có không gian đẹp, yên tĩnh, lý tưởng để làm việc, trong khi những người khác có thể cần chuẩn bị bữa ăn cho con cái của họ trước khi tham gia cuộc họp. Do đó, hãy nhớ kiên nhẫn và tử tế với tất cả các thành viên trong nhóm. Cố gắng kiểm tra và tìm hiểu thêm về tình hình của họ và sau đó hỏi cách hỗ trợ họ tốt nhất. Hãy thử kết hợp mẫu form khi bắt đầu các cuộc họp ảo của bạn để hiểu rõ hơn cảm xúc của các thành viên trong nhóm mặc dù ở xa nhau.

Một khi các nhà lãnh đạo hiểu các hoàn cảnh khác nhau của mỗi thành viên trong nhóm của họ, họ sẽ điều chỉnh các cuộc họp để hiệu quả hơn cho mọi người.

Ví dụ: có thể trước khi các cuộc họp công việc ảo diễn ra vào lúc 9 giờ sáng, nhưng bây giờ một nửa số nơi làm việc của bạn phải dạy con tại nhà trong thời gian đó. Các nhà lãnh đạo cần phải biết về lịch trình của nhóm, để họ có thể sắp xếp các cuộc họp có lợi cho toàn bộ nhóm. Không chỉ các nhà lãnh đạo cần cải thiện tính linh hoạt mà các thành viên trong nhóm cũng cần cải thiện. Đã đến lúc phải kiên nhẫn và hiểu biết! Nếu một thành viên trong nhóm đến muộn năm phút đến một cuộc họp, hãy mở rộng vòng tay mời họ. Tương tự như các nhà lãnh đạo, các thành viên trong nhóm cũng cần tin tưởng rằng đồng nghiệp của họ đang nỗ lực hết mình.

Khi dẫn dắt các cuộc họp ảo, hãy đồng cảm và linh hoạt. Hãy nhớ rằng, mọi người không ở trên cùng một con thuyền, mà là cùng một cơn bão.

3. Luật lệ nhưng sẵn sàng mở rộng quan điểm

Như đã đề cập ở trên, các thành viên trong nhóm có thể không quen với các cuộc họp ảo; nó thậm chí có thể là lần đầu tiên họ tham dự! Để giúp nhóm dễ dàng tham gia các cuộc họp ảo, hãy sắp xếp các hướng dẫn trong email và thời gian ủy quyền vào đầu cuộc họp như một lời nhắc nhở.

Ví dụ về phép xã giao trực tuyến để xem xét bao gồm bật máy ảnh, đúng giờ và quy định về trang phục. Một khi các tiêu chuẩn này được thiết lập, các cuộc họp ảo sẽ trở nên ít đáng sợ hơn vì các thành viên trong nhóm biết điều gì sẽ xảy ra.

Đổi lại, các nhà lãnh đạo cũng nên cởi mở với các phản hồi liên quan đến cấu trúc cuộc họp và những điều đằng sau cuộc sống của họ. Khuyến khích sự tham gia bất cứ khi nào có thể để giữ các thành viên trong nhóm gắn bó. Vì các thành viên trong nhóm là những người tham gia cuộc họp, nên các ý kiến ​​của họ phải được đánh giá ngang bằng, nếu không muốn nói là hơn, được coi trọng như các nhà lãnh đạo của họ. Trau dồi văn hóa giao tiếp cởi mở. Sau cuộc trò chuyện ảo, hãy thảo luận (nếu thời gian cho phép) hoặc gửi một email tiếp theo yêu cầu suy nghĩ và cảm nhận của họ về cách cuộc họp diễn ra.

Giống như hành động với sự đồng cảm, hãy lưu ý đến cách điều chỉnh cuộc họp để phù hợp nhất với nhu cầu của nhân viên. Ví dụ: nếu các thành viên trong nhóm cảm thấy rằng họ đang bị mỏi màn hình, hãy dành một vài phút trong suốt phiên để giải lao nhanh. Là một nhà lãnh đạo, đừng ngại yêu cầu sự giúp đỡ từ các thành viên trong nhóm của bạn. Trong khi vận hành vượt qua những thời điểm không chắc chắn, hãy dành thời gian này để hợp tác và học hỏi cùng nhau; các cuộc họp ảo hiệu quả hàng đầu là một nỗ lực tập thể!

Lợi ích đến từ các cuộc họp ảo đầy hiệu quả

Các cuộc họp ảo hiệu quả hàng đầu cho phép mọi người có cơ hội cảm thấy được kết nối, đánh giá cao và hoàn thành tốt công việc của họ. Hiện tại, mọi người đang đấu tranh để cảm thấy được kết nối thực sự với nơi làm việc của họ và năng suất đang ở mức thấp nhất từ trước đến nay. Khi các nhà lãnh đạo nắm được tầm quan trọng của việc kết nối nhân viên, năng suất, sự đổi mới và tính tích cực tổng thể của họ sẽ cải thiện đáng kể. Trí tuệ cảm xúc cung cấp cho các nhà lãnh đạo công cụ để giao tiếp với nhân viên của họ ở mức độ sâu hơn và điều hành các cuộc họp có ý nghĩa cho mọi người ở nơi làm việc.

Nếu muốn tìm hiểu thêm về cách tận dụng trí tuệ cảm xúc để lãnh đạo các nhóm từ xa trong những thời điểm không chắc chắn, hãy xem một trong các hội thảo này, Dẫn dắt các nhóm từ xa với Trí tuệ cảm xúc hoặc Các cuộc họp Hiệu quả Dẫn đầu. Ngoài ra, hãy xem Khóa tu EQ ảo của chúng tôi, được thiết kế đặc biệt để đánh giá và phát triển trí tuệ cảm xúc của nhóm thông qua một nền tảng học tập từ xa!

Nguồn: eiexperience.com